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            協作應用如何促進數字化轉型

            責任編輯:cres 作者:Matt Kapko |來源:企業網D1Net  2019-02-19 14:47:53 原創文章 企業網D1Net

            流行的協作工具正在幫埃森哲,歐特克(Autodesk)和其它公司節省資金,提高效率,推動創新并改善整個組織的溝通。
             
            在大大小小的企業中,協作應用程序和服務正在打破孤島,以更有效的方式將同事聯系起來,從而加強員工敬業度。這些工具使公司能夠過渡到純粹的數字環境,并相對輕松地轉變業務運營。
             
            隨著企業尋求各種競爭優勢和方法來降低成本,改善溝通并減少整個組織的摩擦點(point of friction),協作類別日益引起人們濃厚的興趣。當今企業中有許多種協作工具,包括群聊應用程序、共享工作區、視頻會議服務,Web會議平臺,組任務管理應用等。
             
            雖然人們對這一領域的興趣不斷增長,但希望在現代勞動力領域遙遙領先的供應商的興趣也在增長,但許多供應商仍有可能成功。Gartner數字工作室項目的高級主管分析師Adam Preset說:“協作對不同的人有不同的含義,因為需求可能大相徑庭,所以并不存在主導產品,也沒有能改善所有情景中的協作的靈丹妙藥。”
             
            Slack和Microsoft Teams等基于文本聊天的應用程序在協作領域受到了很多關注,但它們也是當今市場上最基本或少有的工具。Preset說:“基于聊天的應用程序的即時性非常引人注目,因為工作人員希望更快地共享信息并做出決策”。Preset表示,雖然即時通訊已經存在了幾十年,但SMS、iMessage和WhatsApp等消費級信息服務使人們更加適應聊天功能的使用,更適應工作場所。
             
            究竟是什么使協作應用成為當今企業的關鍵組成部分?Preset說:“會話元素是將其它協作元素結合在一起的粘合劑,例如共享文件、會議或任務和流程。我們不能夸大這一切的重要性——持久性、可以一直重讀一連串消息、能夠輕松地與同一個隊友進行快速會議以及在一個地方獲得一個團隊或一個項目所需的文件。”
             
            為了更深入地了解協作空間,《計算機世界(Computerworld)》與四個組織的IT領導者進行了交談,他們通過采用這些工具實現了不同程度的數字化轉型。所有的公司都不盡相同,企業對這些工具的經驗也大相徑庭。
             
            歐特克使用Slack
             
            歐特克于2015年初正式開始使用Slack,但在此之前,其員工已經在超過85個團隊中使用基于聊天的協作應用程序。Slack現在在整個軟件制造商的組織中用于跨團隊協作,但最高級別的使用集中在工程團隊,該團隊使用Slack進行日常通信,軟件開發協作和生產事件方面的通信。
             
            總部設在加州圣拉斐爾市的歐特克的開源策略總監Guy Martin說:“Slack已經改變了我們的組織文化。我們以‘默認開放’的思維特別推行了Slack,在這種思維中,我們用具體的標準來限制私人頻道的創建,并鼓勵整個組織進行全面開放和透明的溝通。這并非一蹴而就,但這改變了我們溝通和一起工作的方式。”
             
            早些時候,歐特克的一名員工表示,他使用Slack與歐特克不同部門的同事和團隊進行了互動,半年所做的互動要多于過去在公司工作的六年里所做的所有互動。他說,過去需要發多封電子郵件,打多個電話,開多次面對面會議才能解決的問題,現在可以通過Slack更快且更高效地解決。
             
            Martin說:“我們還將繼續看到,公司不同部門以新的方式使用Slack”。歐特克在Slack中擁有一個名為“客戶心聲”的頻道,該頻道通過突出客戶問題而產生巨大的訪問量。那里發布的內容能實時得到回復,這真是妙不可言,公司內部則提供適當的資源來回答問題,提供支持或解決問題。如果我們的支持團隊不得不尋找合適的人來解決問題時,這將更加困難。”
             
            有一萬多名歐特克員工使用Slack,該工具由一個10人組成的團隊負責管理,他們自愿花時間使該工具的社區風氣免受不良影響。Martin說:“Slack使我們得以利用所有員工的集體智慧和經驗。我們對透明度和社區的關注(加上Slack的功能)使我們能夠最大限度地利用該系統。”
             
            麥科維鈑金廠使用Trello
             
            麥科維鈑金廠是一家總部設在德州的金屬制造公司,自2015年以來一直在使用Trello。麥克維最初從僅有10名員工的試點項目起家,如今擁有400多名用戶。麥科維轉而使用Trello,這促進了一個徹底的變革——員工完成任務,評估計劃,評估解決金屬繪圖員、制造商和安裝人員的問題的方式。
             
            麥科維的技術協調員Chris Mondeau說:“我們大致上要在三天的時間里將車間從紙質系統轉換為純模擬的系統。自此,車間就成了一個數字工作流程。”
             
            據Mondeau稱,過去分發給數百名員工的紙質資料已被淘汰,每年光是紙張的成本節省就達到70,000美元左右。他說,Trello在整個公司的倉庫設施中的廣泛使用也大大減少了人流量,每年為公司和員工節省了大約3,000個工時。
             
            問題出現時,員工不再需要花20分鐘的時間去見主管。Mondeau說:“我們約90%的辦公室員工每天都在使用Trello,而且在施工場地有40%的工人在使用Trello。”
             
            麥科維對Trello的使用還在云協作和數字環境里建立了更多信任,使公司能夠以更低的阻力更頻繁地測試其它服務。Mondeau說:“Trello一直是入職培訓的一部分,所以當一名新員工加入時,我們只要查看Trello的公告板就可以向他們展示公司的運作方式,而且非常直觀。”
             
            工作場所的員工和辦公室員工之間的互動也轉移到了Trello,并實時改善了項目經理,鈑金加工商和內部設計人員之間的要經歷的工作流程。Mondeau說:“通常情況下,我們甚至從未讓車間或現場作業的工人定期與辦公室的工作人員交談,更不用說在30分鐘的時間內做這樣的事情了。現在這是正常的溝通。”
             
            Mondeau表示,麥科維在使用Trello之前已經測試了其它工具,但發現這些工具過于復雜和繁瑣。他說:“恰恰是靈活可用的簡單性發揮了成效。”
             
            Hunterdon Healthcare使用谷歌環聊的聊天和會議功能
             
            Hunterdon Healthcare是新澤西州的一家醫院,該醫院每年為330,000多名住院,門診和急診室患者提供護理服務,自2015年以來一直在使用谷歌環聊(Google Hangouts)。大概在三年前,該院的2,800多名員工完全轉向谷歌套件(G Suite),一旦環聊引進該院,它就“像野火一樣蔓延”,Hunterdon Healthcare的高級副總裁兼首席信息官Daniel Morreale這樣說道。
             
            2017年,谷歌將環聊分拆為兩個獨立的產品,即環聊會議和環聊聊天,以進行基于文本的對話。自谷歌分拆產品以來,Hunterdon Healthcare一直在高效地使用這兩種工具。環聊聊天是公司的首選工具,可用于多個地點的工作人員之間的持續討論,環聊會議則用于需要一對一或一對多互動的重要會議和其它活動。
             
            Morreale說:“我們用環聊來代替通常在部門層面要召開的一系列會議,員工無需親自到場,這有助于組織會議”,并使公司能夠將幾組員工派遣到其它地方,以便他們可以在家工作。
             
            根據Morreale的說法,環聊為該組織帶來了很多好處,包括改善了的協作、見患者的時間安排以及與患者一起度過的時間或其它重要的目標。過去常常要開35分鐘的早間安全會議已經減少到20分鐘,遠程IT人員正在將環聊用作圍繞服務臺的二級技術支持系統,他這樣說道。
             
            Morreale說:“我們已經能夠根據技術和臨床支持實現某些決策的親民化,這對我們來說是一個真正意義上的重要優勢。我們正在幫助人們遠離紙張,以數字方式為他們安排工作并給予他們分析的能力——他們可以回顧和反思——并在我們發展的過程中做出更好的決策。”
             
            員工一開始對谷歌套件的有抵觸心理,但Morreale說,他通過持續的培訓克服了這一點,并提出了解決每個部門獨特難題的具體技巧。他說:“如果你考察醫療領域就會發現,我們提供高質量和安全的患者護理,其中最重要的一個方面就是能夠跨不同班次傳遞信息或在人與人之間傳遞信息,這些工具確實使這一切變得更加容易。至少對我的組織來說,很重要的一個啟發就是使產品有序地發展。使員工懂得特定于他們的工作和任務的好處,并讓他們推斷如何在不同情況下使用谷歌套件。”
             
            埃森哲使用Microsoft Teams
             
            Microsoft Teams于2017年3月推出,那時埃森哲是首批使用該產品的組織之一,該公司一直在穩步將員工從Skype for Business轉移到新的應用程序。埃森哲全球社會企業負責人Jason Warnke說:“對埃森哲來說,協作一直是頭等大事。擁有使人們能夠會晤、分享文檔、聊天以及做很多事情的協作工具一直是我們的一個重要方面。”
             
            根據Warnke的說法,與大多數企業一樣,埃森哲為員工提供了很多工具,這可以為試圖用遍多個應用程序以完成工作的員工產生“鞭策”感。他說,像Microsoft Teams這樣的單個集成工作區“解決了埃森哲的各種問題”。如今,Teams正在作為Skype for Business的補充品或替代品運行,但埃森哲計劃明年秋季全面向轉向Teams。
             
            Warnke說:“在短短的時間里,我們每月就有145,000名活躍用戶使用Teams——而且這還是在壓根沒有采用計劃的情況下發生的。我們還沒有正式推行Teams......這樣的增長簡直是瘋傳,十分瘋狂”。埃森哲提供商業和技術服務,目前擁有超過450,000名員工。
             
            Warnke說:“我們依靠微軟提供生產力工具,而Teams則是將這一切整合在一起的控制室。持續聊天的概念只是把一切提升到一個全新的水平,人們已經愛上了Teams。這導致了電子郵件使用的下滑。”
             
            Warnke說,目前,埃森哲的員工每月在Skype for Business上有長達3.67億個音頻分鐘(audio minutes)的日志,雖然他們對Microsoft Teams的采用則沒有那么穩健,其音頻分鐘數要少得多。他說:“員工使用Teams呼叫的次數要少得多。我認為這里涉及到這樣的問題,即不到動不動就將問題升級到需要開會和打電話。對我來說,這將是一個神奇的結果,Teams無需進行長達半小時或一小時的通話來完成某些事情,只要你可以通過聊天和共享文件輕松解決就可以了。
             
            Microsoft Teams所帶來的移動體驗對埃森哲的員工隊伍來說也是一個重大飛躍,因為他們隨時隨地都可以獲得相同的集成、文檔訪問和對話歷史記錄。(Teams應用程序可用于iOS和安卓)。Warnke說:“Teams使人們不必浪費時間到處找地方,取出筆記本電腦并啟動一大堆東西來回答一個簡短的問題。”
             
            Warnke補充說,基于聊天的應用程序還可以在不同工作量的部門和員工之間實現訪問。“團隊可以用這樣的好辦法來減少組織結構和層次之間的界限,以便你掌握一個頻道,現在人人都能在這個頻道的談話中感到從容。”
             
            設定限制
             
            只要使用這些平臺和其它平臺,創建多個可以讓身處任何地方的人們一起工作的共享工作空間比以往更容易。Preset說,人們要認識到,永遠在線的協作環境也有垮掉的可能,這一點也很重要。
             
            Preset說:“趁我們還十分理智的時候,我們需要在所有的工作場所制定指導方針,以保持平衡,并在完成任務后可以消停下來。我們能做的工作可能是無限的,但人的能量是有限的。”

            關鍵字:協作 數字化轉型

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